Tag

Waarop letten als je via e-mail solliciteert?

Als je solliciteert via e-mail heb je verschillende keuzes. Je kunt je sollicitatiebrief rechtstreeks in je e-mailbericht zetten en je cv in bijlage steken, maar je kunt ook je brief en je cv in bijlage zetten. Stuur ook een versie naar jezelf. Gebruik daarvoor het bcc-veld in je e-mailprogramma.

Naam van je cv

Als je je cv opslaat, geef het dan een naam in de trant van ‘cvAnneJacobs.doc’. Zo ziet men meteen dat het om jouw cv gaat, zonder dat men het document moet openen.

Onderwerp

Zet in het onderwerp van je e-mail de functie waar je voor solliciteert en je naam. Bijvoorbeeld: sollicitatie Junior Product Manager/ Bert Claessens

Ondertekening

Als je je brief gewoon in de e-mail zelf zet, vergeet dan zeker niet ook je contactinformatie (e-mailadres, telefoonnummer, etc.) in je ondertekening op te nemen. Op die manier kan de aanwerver je makkelijk contacteren.

Do’s en don’ts

Volg de regels
Werkgevers willen dat je doet wat zij van je verlangen en hebben niet veel begrip voor sollicitanten die de regels niet volgen. Als de vacature vraagt je cv in pdf-formaat te sturen, stuur dan geen Worddocument maar zet het over. Dit kan je online doen (zoek op Word to PDF conversion) als je er zelf de software niet voor hebt.

Wees extra voorzichtig
Veel e-mailprogramma’s hebben een automatische aanvulfunctie. Als je een paar letters intypt van een e-mailadres, kan het programma de rest aanvullen. Maar pas hiermee op. Je zou niet de eerste zijn die zijn sollicitatiebrief per ongeluk naar z’n baas heeft gestuurd.

Stuur geen cv zonder boodschap
Het komt vaker voor dan je denkt, maar veel mensen beseffen niet dat ze als ze een cv opsturen ook moeten duiden waarom ze dat doen. Stel een duidelijke e-mail op waarin je vermeldt voor welke job je solliciteert en waarom.

Gebruik niet de e-mailaccount van je werk
Het is niet zo slim de e-mailaccount van je werk te gebruiken om voor andere jobs te solliciteren. Veel bedrijven checken immers de e-mailactiviteit van hun werknemers. Voorts zal het ook geen goede indruk opwekken bij eventuele toekomstige werkgevers. Want hoe kunnen zij nu weten dat je dit in de toekomst niet ook gaat doen vanuit hun bedrijf?

Tags , , , , , , ,

6 manieren om je niet te laten afleiden tijdens het werk

Heb je het gevoel dat je niet genoeg gedaan krijgt op het werk? Waarschijnlijk ben je niet de enige. Op een werkweek van 40 uur is het haast onmogelijk voortdurend te werken.

Wat zijn de oorzaken van dit gebrek aan productiviteit? Sommigen de schuld al snel steken op het management of slechte communicatie. Anderen zullen zeggen dat er te veel vergaderingen zijn. Nog anderen hebben collega’s die te veel praten. Je hebt misschien geen controle over deze factoren, maar je kunt wel stappen ondernemen om de vele afleidingen zoveel mogelijk te beperken.

Als je een deur hebt, sluit die dan

Niet iedereen heeft een kantoor met een deur. Tegenwoordig hebben veel werknemers zelfs geen kantoor meer. Open werkplekken met eventueel zelfs flexibele plaatsen zijn al jarenlang in de mode. Maar als je toch nog een van de gelukkigen met een eigen kantoor bent, twijfel dan niet om deze te sluiten als je je echt moet concentreren. Als je niet onbeleefd wilt overkomen, zeg dan even tegen je collega’s dat je een belangrijk telefoontje moet doen of een deadline moet halen.

Stel een schema op

Als je na iedere dag een schema opstelt met daarin alles wat je die dag gedaan hebt, krijg je al snel een beter idee van waar het grootste gedeelte van je werkdag inkruipt. Neem er al je vergaderingen in op, de telefoons die je moet doen, de teksten die je moet verwerken, etc. Maar neem ook je ‘vrije tijd’ erin op.

Zet je gsm af

Krijg je voortdurend onvoorziene telefoontjes en sms’jes? Waarschijnlijk zijn die onderbrekingen de oorzaak van je verminderde productiviteit. Zet je gsm af en controleer om het uur of je belangrijke berichten gekregen hebt.

Verandering van omgeving

Sta je onder druk om een project af te werken en kun je je niet concentreren? Heb je er al eens aan gedacht om van omgeving te veranderen? Werk bijvoorbeeld van thuis uit. Als dat niet mogelijk is, kun je altijd op zoek gaan naar een leeg vergaderzaaltje of kantoor.

Stop met voortdurend je mails te checken

Herinner je je de dagen nog voordat e-mail bestond? Wel, niemand doet dat. Vandaag controleert bijna iedereen voortdurend zijn mailbox. Behoud de controle over je e-mails en limiteer de tijd die je eraan kan besteden.

Maak overuren

Kun je echt niet aan de verleiding van je pratende collega’s weerstaan? Blijft je telefoon maar rinkelen? Probeer dan iets vroeger te komen ’s morgens of blijf iets langer ’s avonds. Op die manier maak je de verloren tijd weer goed.

Tags , , , ,

Behoud de controle over de e-mails op je werk

E-mail maakt de communicatie op de werkvloer sneller en efficiënter, maar kan ook overweldigend zijn. Heb jij op je werk het gevoel dat er maar geen einde komt aan die ellenlange lijst mails die je nog moet beantwoorden? Lees deze tips er dan eens op na.

Verzend minder

Dit betekent niet dat je het in het vervolg moet nalaten belangrijke memo’s te versturen of bepaalde mensen moet verwijderen. Maar denk wel twee keer na voor je op ‘verzenden’ klikt, zeker als je ‘iedereen beantwoorde/reply all’ koos en het om een grote groep mensen gaat. Wil je gewoon een bedankje sturen naar een persoon, kies dan zeker niet voor ‘reply all’.

Stel een schema op

Maakt je computer een geluid als je een e-mail ontvangt? Zet het dan af. Denk eens na over hoe vaak je dagelijks eigenlijk je e-mail zou moeten controleren. Een keer per dag? Drie keer per dag? Het is makkelijker om al je mails in één keer te verwerken dan de hele dag ermee bezig te zijn. Verwerk bijvoorbeeld al je mails meteen als je aankomt op het werk, rond de middag en op het einde van de dag.

Gebruik de technologie

Maak gebruik van een goede spamfilter om de overbodige mails te verwijderen. Maak mappen aan voor de e-mails met lage prioriteit. Die mappen kun je zo vaak als het nodig is verwerken, bijvoorbeeld om de twee dagen.

Organiseer

Maak mappen aan waarin je je mails kwijt kunt als je ze gelezen hebt. Zo lijkt de hoeveelheid mails in je inbox minder overweldigend. Het maakt het ook makkelijker om je mails later terug te vinden.

Wees niet te kort

Het is een goede gewoonte je e-mails zo kort mogelijk te houden. Maar als je op een mail antwoordt waarin verschillende manieren staan om een probleem op te lossen, kun je niet gewoon antwoorden met “klinkt goed”. Als je dat antwoordt, zul je snel een andere mail krijgen met de vraag welke oplossing je goed vindt klinken.

Tags , , , ,

Blunders in je werkmail vermijden

E-mailberichten zijn tegenwoordig niet meer uit het bedrijfsleven weg te denken. Het is dan ook een uiterst snel en efficiënt communicatiemiddel. Maar net hierdoor worden sommigen onder ons onzorgvuldig. Slechte en ongepaste mails kunnen je in verlegenheid brengen of zelfs tot problemen leiden met je baas.

Wanneer je op je werk bent, houd je best je privémails van de werkvloer. Met een verkeerde druk op de knop gaat je mail heel het bedrijf rond. In het slechtste geval gaat de mail heel de wereld rond. Dit soort incidenten zijn erg pijnlijk en kunnen zelfs groeikansen verkleinen.

Raadpleeg de volgende tips om te komen tot een goede en zinvolle mail.

Kort en krachtig

Zorg ervoor dat je mails niet te langdradig worden. Ook al heb je erg veel informatie door te spelen aan je collega’s, het beste is deze dan persoonlijk te vertellen. Informatie in mails wordt vaak niet grondig genoeg gelezen en hierdoor kunnen misverstanden ontstaan. Wanneer je toch lange mails schrijft, werk dan in paragrafen zodat het overzicht bewaard blijft .

Vermijd gevoelige informatie

Bedrijfsgevoelige informatie kan je best niet in een mail opnemen. Het zou niet de eerste keer zijn dat een ontvanger de mail per ongeluk ‘forward’ naar een klant of leverancier. Dit kan pijnlijke consequenties tot gevolg hebben. Je gaat er dus best altijd vanuit dat, naast je ontvanger, ook andere mensen de mail kunnen lezen. Denk dus grondig na vooraleer je op “send” klikt.

De keuze tussen mail en persoonlijke gesprekken

Denk goed na vooraleer je bepaalde dingen in een mail zet. Wanneer je bijvoorbeeld erg boos bent op een collega, is het aan te raden om je gevoelens en gedachten niet in de mail te zetten. Misschien denk je een dag later alweer helemaal anders over de situatie, maar de mail blijft je wel achtervolgen.

Vergeet ook niet dat sarcasme of andere nuances in mails soms slecht of helemaal niet juist worden overgenomen. Het kan dus zijn dat iemand zich aangevallen voelt door je mail. Terwijl deze persoon je niets zou kwalijk nemen als je hetzelfde tegen hem of haar zei van persoon tot persoon.

Stuur enkel mails naar mensen die het nodig hebben

Wanneer je een mail forward naar iemand, zorg er dan voor dat deze persoon boodschap heeft aan je mail. Hetzelfde geldt voor de ‘reply all’-knop. Vaak zijn deze reacties enkel bedoelt voor de verzender en niet voor iedereen die de originele mail ontving.

Maak geen fouten

Fouten in mails zijn ongelofelijk irritant, zeker voor mensen die veel met taal bezig zijn. Indien je twijfelt over de schrijfwijze van een bepaald woord of een naam, zoek ze dan zeker op. Veel mensen vinden het erg vervelend wanneer je hun naam of bepaalde woorden foutief spelt.

Tags , , , ,

6 fatale carrièreblunders

Een goede job is moeilijk te vinden maar eens zo gemakkelijk om te verliezen. Er zijn zo’n aantal dingen die je beter kunt vermijden op je werk. Lees verder en ontdek welke blunders je maar beter achterwege laat.

Ikke, ikke, ikke

Als je baas merkt dat je niet goed kan werken in een team, kan het al snel gedaan zijn. Bedrijven hebben liever dat je in groepsverband kan werken dan dat je alleen alles oplost. Stel je baas dus niet teleur en toon hem je meerwaarde voor het bedrijf. Maak ook contact met andere mensen binnen de organisatie, ook al zitten die niet op dezelfde afdeling als jij. Op die manier kun je vaak sneller informatie verzamelen over wat er zoal de ronde doet binnen de muren van het bedrijf.

Te laat

Zorg ervoor dat je altijd je deadlines haalt. Liever een halve dag te vroeg indienen dan een uur te laat. Bedrijven zoeken namelijk mensen op wie ze kunnen vertrouwen, maar als jij je papers niet tijdig kan afwerken, krijgt dat vertrouwen een deuk.

Telefoneren en e-mailen

E-mailen is leuk, het gaat snel, kost weinig en je stoort de geadresseerde niet. Maar probeer wel de lijn te trekken tussen werk en thuis. Schuine moppen, roddels of ontoepasselijke prentjes stuur je beter niet door via het e-mailadres van het bedrijf. Aan de ene kant omdat een vergissing snel gebeurd is en zo’n mopje per ongeluk bij je baas kan belanden. Aan de andere kant omdat veel bedrijven een systeem ingebouwd hebben waarmee ze kunnen lezen wat je naar wie verstuurt. Hetzelfde geldt met telefoneren: intieme gesprekken horen niet thuis op de werkvloer.

Romance

Om latere problemen te vermijden is het beter om geen romance op het werk te beginnen. Want als het ooit spaak loopt tussen jullie, worden collega’s er vaak ongewenst bij betrokken. Vergeet ook niet dat wanneer je iets met je baas begint, je veel kritiek zal moeten incasseren. De promotie die je eigenlijk ervoor al verdiend had zal je nu zeker niet in dank afgenomen worden.

Jezelf presenteren

Zeg niet “ik kan dat niet” of “ik weet niet hoe dat moet”, maar reageer met “ik wil het wel leren en proberen.” Kom zelfzeker over zodat anderen ook vertrouwen in je kunnen stellen. Leg de lat voor jezelf hoog genoeg en wees niet tevreden met halfafgewerkte papers en werkjes. Op die manier wek je een goede indruk bij je baas. Probeer er eveneens op te letten wat je aantrekt: een gestreken hemd en opgeblonken schoenen zeggen vaak meer dan je denkt.

Discretie

Ook al ben je al een tijdje in dienst, wees nog steeds discreet. Vertel geen schuine moppen als je langs het kantoor van je baas komt. Let steeds op wat je waar en tegen wie vertelt. Je weet maar nooit welke muren binnen de organisatie oren hebben.

Tags , , , , ,

Dit doe je beter niet op je werk…

Iedereen maakt wel eens fouten. Maar soms is het toch beter om die grote blunders te beperken tot kleine schoonheidsfoutjes. Zeker op je werk. Als je je baan niet wilt kwijtraken tenminste…

Losse handjes geven

Het lijkt misschien niet zo doorslaggevend, maar een handdruk geeft je meteen een eerste indruk van iemand. En die indruk kan zowel goed als slecht zijn. Geef je doorgaans een zweterig, zwak handje? Dan kom je bij de andere over als iemand die weinig zelfvertrouwen heeft. Maar er is niets verloren, want zo’n handdruk kun je oefenen. Zorg ervoor dat je een stevige handdruk geeft, maar dat je de andere zijn hand niet fijnknijpt.

Mensen laten wachten

Te laat komen betekent dat andere mensen op je moeten wachten. Daardoor kom je niet alleen slecht over bij mogelijke klanten, maar er hangt vaak ook veel meer vanaf. Wees ook eerlijk tegenover jezelf, mensen wachten nu eenmaal niet graag want time is money. Je bent beter twintig minuten te vroeg op een afspraak dan vijf minuten te laat.

Niet aandachtig e-mailen

E-mailen is leuk, gaat snel, kost weinig en je stoort de geadresseerde niet want hij opent hem wanneer het voor hem past. Langs de andere kant zijn e-mails gevaarlijk want iedereen kan informatie sturen naar iedereen. En dat kan soms wel eens fout lopen. Een mailtje dat je wilt doorsturen naar je beste vriend komt per ongeluk terug bij je baas terecht bijvoorbeeld. Let dus altijd op wat je doorstuurt en naar wie. Heb je negatief nieuws of hoorde je net de laatste nieuwe roddel? Zeg het dan liever rechtuit in plaats van het wereldwijde web daarvoor te gebruiken.

Nog een nadeeltje aan e-mailen is dat iedereen gemakkelijk je e-mailadres te weten kan komen. Mensen die een mail sturen aan 30 personen en gewoon “adresseren aan” zijn zich er vaak niet van bewust dat alle namen plus alle e-mailadressen daar simpelweg af te lezen zijn. Sommigen maken hiervan geen probleem maar toch is het beter om het te voorkomen. Gebruik daarom de functie ‘Bcc’ oftwel, de blind carbon copy. Hierbij kun je informatie naar veel mensen tegelijk sturen zonder dat ze elkaars adres kunnen lezen.

Slecht gekleed gaan

Probeer er altijd netjes gekleed uit te zien: een hemd met of zonder das en een paar deftige schoenen doen vaak al veel. Je wekt zo ook meer vertrouwen dan wanneer je in je training en baskets je klanten begroet.

Je nergens van bewust zijn

Wees je altijd bewust van je kleding, je gedrag en je uitspraken. Als je ook maar merkt dat één van die drie niet in goede aarde valt, doe je daar best meteen iets aan. Niet alleen voor jezelf maar ook om het imago van je bedrijf hoog te houden.

Tags , , , ,

12 tips voor privacy op het werk

Sinds de nieuwe technologieën is het niet meer zo moeilijk voor de werkgever om zijn werknemers te controleren tijdens het werk.

De meeste controles gebeuren online. Bedrijven houden in de gaten waar hun werknemers juist naartoe surfen, en lezen soms zelfs hun e-mails na. Checken wat je werknemer allemaal doet op het internet is dan ook niet zo moeilijk.

Maar daarnaast kijken veel bedrijven ook nog eens naar de berichten op het antwoordapparaat, of naar de nummers die gebeld zijn geweest en hoeveel tijd aan de telefoon is doorgebracht.

Sommige organisaties vinden dit een inbreuk op het recht van privacy. Dit is allemaal natuurlijk vatbaar voor discussie, maar over het algemeen wordt aangenomen dat een nieuwe werknemer moet worden ingelicht over de regels van het bedrijf inzake controle op het werk. Als hij hier niet mee akkoord is, hoeft hij ook niet te komen werken bij het bedrijf in kwestie.

In ieder geval worden hier 12 tips meegegeven om toch enige privacy op het werk te houden. Natuurlijk hangt dit af van waar je werkt en in hoeverre er gecontroleerd wordt op je werk.

Als je bezorgd bent in hoeverre je je op het werk mag bezighouden met privézaken, is het aangeraden om de regels van je eigen bedrijf eens door te lezen. Natuurlijk ben je nog altijd op je werk om te werken.

1. Gebruik je e-mailadres van het werk niet voor persoonlijke berichten.

2. Ga er altijd van uit dat je berichten kunnen nagelezen worden door anderen.

3. Hou je paswoord voor jezelf, en vertel het niet door aan anderen.

4. Blijf weg van websites die ook maar een beetje kunnen provoceren.
Voor je het weet praat heel je bedrijf over je zaken. Blijf dus weg van online banking sites, of online lingerie shopsites.

5. Verwijder de coockies.
Zij zorgen ervoor dat websites je herkennen als je een volgend bezoek brengt.

6. Zet je computer af.

Als je van je bureau weggaat, sluit je computer dan af. Iedereen die voorbijkomt kan stiekem kijken waar je onlangs naartoe bent gesurft, of ze kunnen in je e-mails geraken.

7. Betaal je rekeningen thuis.

8. Laat niemand in je loonbrieven kijken.

9. Maak een slot aan je bureau als je niet wilt dat anderen het kunnen doorzoeken.

10. Let op wat je zegt en tegen wie je het zegt.

11. Kom op tijd naar het werk.

12. Gebruik geen kredietkaard van je bedrijf voor persoonlijke aankopen.

Tags , , , , ,

Opletten geblazen met je bedrijfscomputer…

Het gebruik van de computer op de werkvloer bracht enorme voordelen met zich mee. Dat staat vast. Met de komst van de computer kunnen bedrijfsprocessen efficiënter, nauwkeuriger en overzichtelijker gebeuren. Een tijd zonder computers kunnen we ons al niet meer inbeelden, nietwaar? Toch, en dat vergeten we vaak, zijn er ook nadelen aan het gebruik van de computer op de werkvloer. In extreme gevallen kan het zelfs leiden tot ontslag. Het is dus opletten geblazen met je bedrijfscomputer.

Tijdsmisbruik

Om te beginnen is er het gevaar voor privégebruik. Want geeft toe, wie checkt er niet regelmatig zijn persoonlijke e-mails tijdens de werkuren? Of wie surft er niet eens naar ontspannende websites? Juist ja, dat doet iedereen wel eens. Het hoeft niet veel uitleg dat dit voor de werkgever een dure grap is. Al de tijd die gespendeerd wordt aan privézaken is is voor het bedrijf verloren en dus duur betaalde tijd.

E-mailverkeer

Let ook op met je e-mails. Onthoud dat je er geen controle over hebt wat er met je e-mail gebeurt nadat jij op de verzendknop hebt gedrukt. Het versturen van seksistische of racistische boodschappen is nooit een goed idee, maar zeker niet tijdens de werkuren. Let ook op voor boodschappen zoals ‘ik heb vandaag niet veel te doen’ of ‘mijn baas is een rotzak’. Je weet maar nooit waar je e-mails terechtkomen.

Downloaden

Een ander hekel punt bij het gebruik van je bedrijfscomputer is het downloaden. Vaak beschikt je bedrijf over software waarmee het kan opsporen wanneer je welke websites bezoekt. Let ook op met het downloaden van, op het eerste zicht onschuldige, e-mails en websites. Vaak bevatten ze één of ander virus dat het hele computersysteem van het bedrijf kan aantasten. Wees maar zeker dat je chef je dan weet te vinden.

Vertrouwelijke informatie

Tot slot moet je ook opletten met het verspreiden van vertrouwelijke informatie. Wees bijvoorbeeld voorzichtig met je laptopgebruik in publieke plaatsen zoals cafés en luchthavens. Je zou de eerste niet zijn bij wie de concurrentie over de schouder meekeek. Let ook op met vertrouwelijke e-mails. Check voor je verzendt altijd of je wel de juiste ontvanger hebt ingevuld. Het zal je maar overkomen dat je die belangrijke vertrouwelijke informatie naar de verkeerde persoon stuurt.

Tags , , ,